#beAgate und die Hoffnung auf mehr Transparenz, Gelassenheit und Offenheit

Kurz vor Weihnachten wurde die besinnliche Stimmung durch den immer noch nicht zur Anwaltschaft zugelassenen Markus Drenger (man könnte inzwischen an die Einführung des RA h.c. denken) empfindlich gestört. Seither wurde viel geschimpft, unterstellt und gemutmaßt. Das neue Jahr ist noch keine 30 Tage alt, das trending topic 2018 bei NJW, Anwaltsblatt und Twitter scheint jedoch schon gefunden zu sein: #beAgate. 

Leider trägt unsere Dachorganisation mit ihrer Kommunikationsstrategie weder zur Aufklärung, noch dazu bei, dass sich die Wogen glätten. Im Umkehrschluss scheint es auf Twitter und in den Kommentarspalten so manchem Berufskollegen eine diebische Freude bereitet zu haben, nun die Gelegenheit zum Rundumschlag zu nutzen. Das ist verständlich. Aber nicht zielführend. 

Als selbsternannte virtuelle Forschungsabteilung zur Digitalisierung war es uns natürlich ein Anliegen, auch bei diesem emotional aufgeladenen Thema einen Beitrag zu einer sachlichen und vor allem lösungsorientierten Diskussion zu leisten. Gemeinsam mit unserem Meetup-Kollegen aus Berlin (Herzlichen Dank an Micha Bues für die Initiative!) begaben wir uns also auf die Suche nach geeigneten Rednern und Diskutanten. Auch dabei kochten die Emotionen mitunter hoch – unsere Speaker-Einladung wurde in einem Fall sogar mit einem Hinweis auf mögliche strafrechtlichen Konsequenzen beantwortet. Nach eingehender Prüfung sahen wir von einer Selbstanzeige ab. 

Und trotz Absage der BRAK (aus zeitlichen Gründen) und auch ohne Einschaltung der StA fand sich schließlich eine kompetente, kluge und trotzdem muntere Gruppe, deren Diskussion im Hörsaalzentrum der Goethe Uni Frankfurt von einem glänzend aufgelegten Markus Hartung pointiert moderiert wurde. 

Wenn jemand einen Tipp gibt, vielleicht nicht zuerst mit dem StGB winken

Zur Vergegenwärtigung der technischen Hintergründe konnten wir eingangs der bereits bekannten Präsentation von Markus Drenger folgen (in Langform u.a. hier abrufbar). Die Eckpunkte der Problematik dürften den meisten geläufig sein. Besonders hervorheben möchten wir jedoch einige Aspekte, die wir für einen entscheidenden Kern der strukturellen Probleme halten, die zu #beAgate geführt haben. 

Die Reaktion, die Herrn Drenger auf seine Veröffentlichungen hin entgegenschlug, fasste dieser auf einer Slide anschaulich zusammen. Konstruktiv ist das nicht und es verdeutlicht mal wieder gewisse systemische Kräfte, die lieber auf eine potentielle Strafbarkeit verweisen (so ist es neben uns auch Herrn Drenger ergangen), als sich über die Erkenntnisse und (unentgeltlich geleistete Arbeit) zu freuen. Auch erwähnte Herr Drenger, dass sich der Chaos Computer Club der BRAK als unabhängiger Beobachter der Entwicklung des beA angeboten. Anders als bei früheren öffentlich-rechtlichen Projekten (u.a. den Entwurf des BDSG) wurde dieses Angebot von der BRAK jedoch abgelehnt. 

(Hierzu eine Anmerkung: Seit Beginn unseres Forums zieht sich ein Thema als roter Faden durch unsere gemeinsame Diskussion, nämlich, die Notwendigkeit von Juristen, sich gegenüber anderen Disziplinen zu öffnen. Während Agile und Design Thinking langsam aber sicher im Legal Tech-Diskurs Einzug halten, stellt das Vorgehen bei der beA – so zumindest der Anschein – das genaue Gegenteil einer offenen, interaktive und interdisziplinären Arbeitsweise dar.) 

Über Atos reden wir nicht – das ist uncool

An die Ausführungen von Markus Drenger schloss sich nahtlos die Paneldiskussion an. Markus Hartung stellte die Redner vor, dem schließen wir uns an. Neben Markus Drenger nahmen auf dem Panel Platz: 

  • Christian Bauer ist als Rechtsanwalt bei Norton Rose Fulbright eigentlich im Bereich Finanzierung von Großprojekten tätig, hat jedoch jüngst einen neuen (ansonsten schmählich vernachlässigten) Beratungszweig für sich entdeckt: Die Beratung von Syndikusanwälten bei Implementierung des beA. 
  • Nicolas Bös ist CTO der Digitalisierungsberatung Nolte&Lauth und verfügt über beträchtliche Erfahrung im It-Projektmanagement. Er hat zudem Erfahrung als Gründer und hat dabei eine Beteiligung des prestigeträchtigen Y Combinator aus dem Silicon Valley erhalten. (Nicolas Bös war auch einmal für Atos tätig – aber Markus Hartung hat Recht, darüber reden wir nicht, das ist uncool.)
  • Dr. Marcus Mollnau hat als Präsident der RAK Berlin den wohl besten Blick auf die Geschehnisse um beA – zumindest außerhalb der BRAK. Unter seiner Führung verfolgt die RAK Berlin eine äußerst transparente Kommunikation und veröffentlicht beispielsweise sämtliche ihrer Protokolle. 

Wir wollen uns hier nicht die Paneldiskussion wiedergeben. Wer nicht dabei war, kann die Aufzeichnung der Veranstaltung in den kommenden Wochen noch hier abrufen. Zudem findet sich eine Zusammenfassung der Diskussion auch bei Ilona Cosacks Blog zum beA.

Doch können wir etwas Übergeordnetes mitnehmen? 

 


Grundlegende Fehler beim Umfang mit Digitalisierung und IT-Projektmanagement 

In der Paneldiskussion offenbarten sich grundlegende Fehler der BRAK, die sich jedoch auf den Umgang der juristischen Welt mit Digitalisierung verallgemeinern lassen (ja, das beA ist ein Digitalisierungsprojekt). Hierzu ein paar Gedanken: 

  • Was insbesondere Nicolas Bös als erfahrener IT-Projektmanager verdeutlicht hat: Die Entwicklung von einer komplexen Individualsoftware wie des beA erfordert eine mehrgliedrige Projektstruktur mit parallelen Prozess- und Arbeitssträngen. Kurz gesagt, braucht es mehr als auf der einen Seite die BRAK als Kunde und z.B. Atos als ausführendes Unternehmen. IT-Projekte können nicht wie Fliesenlegen oder Telefonsekretariate an Drittanbieter ausgegliedert werden. Dieser Punkt sollte nicht unterschätzt, vielmehr nochmals betont werden. Auch unsere Erfahrung zeigt, dass Kanzleien und Rechtsabteilungen häufig die Kosten für in Vollzeit tätige Projektmanager scheuen und darauf hoffen, diese Aufgaben irgendwie durch interne Ressourcen abbilden zu können.Essentiell für ein erfolgreiches Projektmanagement bei Digitalisierungsprojekten ist jedoch, dass einen “Übersetzer” zwischen der fachlichen Welt (in unserem Fall die BRAK) und der ausführenden Stelle (hier Atos) gibt. Dessen Aufgabe ist es z.B. bereits vor Projektstart auf mögliche Alternativen für die gewünschte Lösung hinzuweisen und bei der Definition des Ziels zu helfen. Genauso hilft er bei Auswahl des IT-Unternehmens und übernimmt das Monitoring des Projektablaufs. Während bei der Auswahl von Atos, wie wir gehört haben, Capgemini unterstützt hat, scheint es beim beA an Letzterem zumindest gelitten zu haben.  
  • Bei Erstellen der Anforderungen des beA ließen sich teilweise die BRAK, aber auch der Gesetzgeber, nicht konsequent von den Bedürfnissen der Nutzer und des Systems leiten. So wird – wie auch Christian Bauer zurecht anmerkte – weder auf zeitgemäße Nutzungsarten (z.B. eine App für ein Tablet), noch auf spezifische Nutzerbedürfnisse eingegangen. Zwar ist die Vertreterthematik eine der beherrschenden des beA-Diskurses, die beA-Einrichtung in einer Großkanzlei stellt dennoch ein IT-Großprojekt eigener Art dar. Hier sei jedoch betont, dass Marcus Mollnau deutlich auf die Bemühungen der BRAK für die Einführung eines Kanzleizugangs des beA hinwies. Der Gesetzgeber wollte es jedoch anders. Auch die Bedürfnisse einer nicht ganz unerheblichen Nutzergruppe – den Syndikusanwälten – wurden weitgehend ignoriert. Lässt man außen vor, dass Syndizi erst ENDE NOVEMBER ihre Karten bestellen konnten (trotzdem aber zum 1.1.2018 der passiven Nutzungspflicht unterlagen), stehen dieser aufgrund ihrer Integration in die IT-Infrastruktur ihres Arbeitgebers vor ganz erheblichen praktischen Problemen. Das erscheint aber nebensächlich, im Gesetz steht ja, dass sie das beA nutzen müssen… 

Auch hierin liegt ein verallgemeinerungsfähiges Problem. Bei jeder Art von digitalem Produkt sollte der Nutzer an sich im Mittelpunkt stehen. Dieser Ansatz des Design Thinking muss bei größeren Projekten durch einen systemischer Blick erweitert werden (das nennt sich dann Systems Thinking). Das heißt, dass zwar die Bedürfnisse des einzelnen Nutzers für die Funktionalitäten an sich im Mittelpunkt stehen, für die Gestaltung der Gesamtlösung jedoch ebenfalls das Gesamtsystem und übergeordnete Zusammenhänge und Wechselwirkungenin den Entwicklungsprozess einfließen müssen. Etwas konkreter: Beim beA hätte direkt an eine deutlich intuitivere Bedienbarkeit gedacht werden können und infrastrukturelle Gegebenheiten berücksichtigt werden müssen. Defizite im Designprozess des beA zeigen sich bereits jetzt durch bestehende Workarounds: Während Soldan mit seinem Angebot Anwälten ihren beA-Account auszudrucken und zuzuschicken recht große Aufmerksamkeit erhält, stellt das beA die Justiz vor ganz andere Probleme. Viele Gerichte haben überhaupt kein elektronisches Dokumentenmanagement und werden den Soldan-Service selbst ausführen – sprich: das beA ausdrucken (anschaulich hierzu der Artikel von Henning Zander im Anwaltsblatt, auf den Markus Hartung dankenswerterweise bei seiner Moderation hinwies). 
  • Damit kommen wir auch gleich zu etwas, das bei der Diskussion über die IT-Sicherheit des beA häufig untergeht: Das beA ist äußerst unhandlich. Dem Autor dieser Zeilen, der das beA im Jahr 2017 schon nutzte, fällt zudem auf: Hier wurde ein Prozess, der aus der vordigitalen Zeit stammt (z.B. Klageeinreichung mittels Hauptschriftsatz und Anlagen) eins zu eins adaptiert und auf einer digitalen Plattform verewigt. Diese Plattform gibt allerdings keineswegs den aktuellen Stand von IT-Nutzung wieder (geschweige denn, dass sie innovativ sei), sondern erinnert stark an Zeiten, als Boris Becker sicher wunderte, dass er ja schon drin sei. 

Schade eigentlich – man hätte die Einführung des beA auch dazu nutzen können, die Prozesse des Zivilprozesses grundlegend zu überdenken. Wie wäre es beispielsweise – völlig frei gedacht – anstelle einer 1-zu-1 Übermittlung von Anwalt ans Gericht oder an den anderen Anwalt mit einer kollaborativen Lösung, wie einer Art Dropbox oder Datenraum für die Verfahrensakte. So könnte jeder Partei ihre (gerne auch elektronisch signierten) Dokumente direkt in den richtigen Ordner hochladen, woraufhin Gericht und Gegenseite gleichermaßen eine Benachrichtigung über den Eingang des Schriftsatzes erhalten. Gericht hätten damit direkt das Problem der elektronischen Akte gelöst und auch Anwälte mit kleineren IT-Budgets erhielten tatsächlichen more for less. Ich wage zu behaupten, dass ein solches System bei richtiger Planung und Vorgehensweise nicht teurer geworden wäre. Dieser Gedanke lässt sich beliebig weiterspinnen (können wir dann in Ruhe bei den nächsten Foren machen), das geht sicher auch noch innovativer. 

Stattdessen wird hier klar: Mit dem beA wurde ein nicht zeitgemäßer Prozess digitalisiert und damit die Chance auf nachhaltige Änderung der Prozesse auf lange Sicht begraben. Denn wenn (!) das beA in seiner derzeitigen Form erst einmal funktioniert, wird es voraussichtlich in absehbarer Zeit keine Neukonzeption der Abläufe im Zivilprozess geben. 

Man könnte hier noch viel ergänzen. Die Beiträge von Nicolas Bös, der auf eine iterative Herangehensweise verwies (und dabei ohne die Begriffe Lean, Agile, MVP und Design Thinking auskam) bieten ebenfalls noch genug Diskussionsstoff. 

Rege Beteiligung an der Diskussion

Die Brisanz des Themas merkt man auch an der Beteiligung des Publikums. Zum ersten Mal setzten wir ein Audience Participation Tool von Slido.com ein, was zu einigen pointierten Fragen der Anwesenden und der Zuschauer unseres Livestreams führte. 

Und wie resümiert unser Panel? 

  • Die Situation ist nicht der Worst Case – diesen hätten wir erst, wenn die Fehler erst nach verpflichtender Inbetriebnahme des beA gefunden worden wären und im laufenden Betrieb behoben werden müssten. 
  • Der Tenor des Panels war erstaunlich einheitlich. Es brauche Gelassenheit und Ruhe, keine vorschnelle Inbetriebnahme und keine Furcht vor sunk costs. Wenn es einen kompletten Neustart geben muss, dann lässt man sich besser die erforderliche Zeit. 
  • Verteufeln und BRAK-bashing bringt nichts – es braucht eine positive Grundstimmung und die Gelassenheit, die richtige Lösung zu suchen. Dabei sollte man in kleinen Schritten vorgehen und lieber zu Beginn weniger Funktionalität anbieten. 

Und wie sehen wir das? #beAgate birgt die Chance, auch erhebliche Fehler im Design und der Nutzbarkeit des beA zu beheben. Das beA darf nicht als weiteres Tool „wie ein Fax in der Ecke stehen“ (danke an Christian Bauer für die Metapher), sondern muss in den Arbeitsalltag integriert werden. Wer groß denkt – wie z.B. Kai Jacob von SAP -, der entwirft direkt eine allumfassende Collaboration-Plattform für Juristen. Unter Einbindung von Gerichten und Verwaltung. DAS wäre Innovation. 

Und als Realist? Dann ist man sich bewusst, dass es anstelle des beA wohl keine allumgreifende Juristen-Plattform geben wird. Dann hofft man lieber, dass Anwälte und Rechtsabteilungen gleichermaßen aus den Fehlern der BRAK lernen und das Thema Digitalisierung nicht nur outsourcen, sondern verstehen. Denn – wie Gunter Dueck als CTO von IBM neulich in der FAZ schrieb: Digitalisierung ist Kernkompetenz! Diese sollte man sich nicht nehmen lassen, sondern sie vielmehr aufbauen, schärfen und nutzen!

2018 ist ein guter Zeitpunkt dafür.